Deze algemene voorwaarden gelden voor alle diensten van The Quantum Club B.V. — van werving & selectie tot Club OS. Geschreven zoals we werken: helder, zonder kleine lettertjes. Wijkt een individuele overeenkomst af, dan gaat die overeenkomst vóór.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en diensten van TQC. Afwijkingen gelden alleen wanneer zij schriftelijk zijn overeengekomen. Bij strijdigheid tussen deze voorwaarden en een Overeenkomst gaat de Overeenkomst vóór.
De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Partner wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. De Partner staat ervoor in dat Groepsmaatschappijen die van de dienstverlening profiteren deze voorwaarden naleven, en is voor hun handelen aansprakelijk als voor eigen handelen.
Voor de commerciële relatie met de Partner prevaleren deze voorwaarden boven eventuele online gepubliceerde gebruiks-, website- of platformvoorwaarden van TQC (waaronder die van Club OS); dergelijke voorwaarden blijven uitsluitend van toepassing op het feitelijke gebruik van de betreffende website of het platform, voor zover zij niet met deze voorwaarden strijden.
TQC biedt haar diensten aan op basis van no cure, no pay of — waar overeengekomen — retained search. Welk model geldt, en tegen welke voorwaarden, wordt per Overeenkomst vastgelegd. Bij no cure, no pay investeert de Partner pas wanneer een door de Partner gekozen Kandidaat tekent. In beide gevallen wordt iedere Kandidaat persoonlijk benaderd, gescreend en — inclusief assessments — begeleid tot en met de onboarding.
Op TQC rust een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting: TQC spant zich maximaal in om geschikte kandidaten voor te stellen, maar kan geen garantie geven dat een vacature wordt vervuld of dat een Kandidaat aan alle verwachtingen voldoet. TQC staat niet in voor de juistheid van door een Kandidaat verstrekte informatie; aanvullende verificaties (zoals diploma- of referentiechecks) voert TQC op verzoek uit. TQC bepaalt de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd en mag daarbij derden en eigen systemen (waaronder Club OS) inzetten.
Een retained search wordt uitgevoerd op exclusieve basis: gedurende de looptijd van de search draagt de Partner de vervulling van de betreffende functie niet tegelijkertijd op aan derden en leidt hij eigen kandidaten voor die functie via TQC. De Fee wordt gefactureerd in de in de Overeenkomst vastgelegde termijnen — bijvoorbeeld bij aanvang, bij oplevering van de shortlist en bij Plaatsing.
Trekt de Partner de opdracht in, of wordt de search op verzoek van de Partner geannuleerd of langer dan zestig dagen gepauzeerd, dan zijn de termijnen tot en met de fase waarin de search zich bevindt verschuldigd. Reeds gefactureerde termijnen zijn niet restitueerbaar. Kosten van derden — zoals externe assessments, advertenties of reiskosten van Kandidaten — worden uitsluitend doorbelast na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Partner.
Club OS is een zelfstandig platform- en licentieproduct van TQC. Gedurende een actieve opdracht is toegang tot Club OS bij de dienstverlening inbegrepen; aanvullende modules en diensten binnen Club OS kunnen tegen aparte tarieven worden aangeboden.
De Partner verkrijgt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie voor de duur van de samenwerking, uitsluitend voor intern gebruik. Het is niet toegestaan Club OS te kopiëren, door te verkopen, te reverse-engineeren of toegang aan derden te verlenen. TQC streeft naar maximale beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken werking. Door de Partner ingevoerde gegevens blijven van de Partner; bij einde van de samenwerking eindigt de licentie en verstrekt TQC op verzoek een export van die gegevens.
De Partner verstrekt tijdig en naar waarheid de informatie die voor de opdracht nodig is — waaronder functie-eisen, arbeidsvoorwaarden en salarisindicatie — en geeft binnen redelijke termijn feedback op voorgestelde Kandidaten.
De beslissing om een Kandidaat aan te stellen ligt volledig bij de Partner. De Partner is verantwoordelijk voor de eigen beoordeling van de geschiktheid van een Kandidaat, de inhoud van de arbeidsovereenkomst en het naleven van wet- en regelgeving bij de aanstelling. Partijen handelen bij werving en selectie in overeenstemming met gelijkebehandelingswetgeving; TQC is gerechtigd eisen of instructies die daarmee strijden te weigeren, zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn.
Bij een Plaatsing is de Partner de Fee verschuldigd zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Is daarin geen tarief vastgelegd, dan bedraagt de Fee 25% van het bruto jaarsalaris. Tenzij in de Overeenkomst anders bepaald, geldt als grondslag het overeengekomen bruto jaarsalaris inclusief vakantiegeld en exclusief variabele bonussen, eenmalige vergoedingen en overige secundaire arbeidsvoorwaarden, berekend op basis van de overeengekomen arbeidsduur.
De Fee is verschuldigd bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst, óók wanneer de aanstelling een andere vorm krijgt dan aanvankelijk voorzien (zoals opdracht, detachering of aanstelling via een Groepsmaatschappij of derde). Iedere aanstelling van een andere door TQC geïntroduceerde Kandidaat — ook voor een andere functie — geldt als afzonderlijke Plaatsing met een eigen Fee. Bij een dienstverband voor bepaalde tijd korter dan twaalf maanden wordt de Fee naar rato van de looptijd berekend over het geannualiseerde bruto jaarsalaris; wordt het dienstverband binnen twaalf maanden na aanvang verlengd of omgezet, dan wordt het restant tot de volledige Fee alsnog gefactureerd.
Bij retained search worden de overeengekomen termijnen — waaronder een eventuele commencement fee — gefactureerd op de momenten die in de Overeenkomst zijn vastgelegd. Tenzij anders overeengekomen zijn reeds gefactureerde termijnen niet restitueerbaar en worden zij verrekend met de uiteindelijke Fee bij Plaatsing. Alle bedragen zijn exclusief btw; btw wordt afzonderlijk in rekening gebracht.
De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. Betaling vindt plaats zonder opschorting of verrekening.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Partner van rechtswege in verzuim en is TQC gerechtigd de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen, en de dienstverlening — waaronder toegang tot Club OS — op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden. Bij gerede twijfel over de kredietwaardigheid van de Partner mag TQC vooruitbetaling of afdoende zekerheid verlangen alvorens (verder) te presteren.
De tarieven van TQC — waaronder de fees voor werving & selectie, de tarieven voor Club OS en alle overige diensten — worden jaarlijks herzien en kunnen worden aangepast.
Wijzigingen worden minimaal één maand vóór inwerkingtreding schriftelijk aan de Partner gecommuniceerd. Voor overeenkomsten voor bepaalde tijd werken gewijzigde tarieven door vanaf de eerstvolgende verlengingsdatum; bij het aangaan van een nieuwe Overeenkomst gelden de op dat moment actuele tarieven. Reeds lopende searches worden steeds afgerond tegen de tarieven die golden bij de start van die search.
Tenzij anders overeengekomen wordt een Overeenkomst aangegaan voor twaalf maanden en daarna telkens stilzwijgend verlengd met twaalf maanden. Tot één maand vóór iedere verlengingsdatum kan elk van partijen wijzigingen voorstellen of de Overeenkomst schriftelijk opzeggen.
TQC mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen wanneer de Partner in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, zijn onderneming staakt of wanneer beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van zijn vermogen; alle vorderingen van TQC zijn in dat geval direct opeisbaar. Beëindiging laat verplichtingen die naar hun aard doorlopen onverlet: lopende searches worden afgerond, en bepalingen over Fees, kandidaatbescherming, het relatiebeding, geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid blijven ook na het einde van de Overeenkomst van kracht — waaronder de Fee voor iedere aanstelling, binnen de beschermingstermijn, van een Kandidaat die vóór het einde is geïntroduceerd.
Eventuele garanties op Plaatsingen gelden zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Garantieverplichtingen worden steeds nagekomen in de vorm van een kosteloze vervangende search of een tegoed op een volgende Plaatsing; restitutie in geld vindt niet plaats. Een beroep op een garantie vereist een schriftelijke melding binnen veertien dagen na het einde van het dienstverband. Treedt een Kandidaat na ondertekening in het geheel niet aan, dan geldt dit als vertrek binnen de proeftijd en start TQC kosteloos één vervangende search.
Een garantie vervalt wanneer het vertrek van een Kandidaat aantoonbaar het gevolg is van reorganisatie, bedrijfssluiting of andere zwaarwegende omstandigheden buiten de invloedssfeer van TQC, of wanneer de Partner zijn (betalings)verplichtingen jegens TQC niet is nagekomen.
Introducties zijn vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de opdracht waarvoor zij zijn gedaan. Een door TQC geïntroduceerde Kandidaat blijft gedurende twaalf maanden na de Introductie beschermd, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald.
Gaat de Partner — of een Groepsmaatschappij of ingeschakelde derde — binnen die termijn buiten TQC om een werkrelatie aan met de Kandidaat, in welke vorm of hoedanigheid dan ook, dan is de volledige Fee alsnog verschuldigd. Hetzelfde geldt wanneer de Partner een Introductie deelt met een derde die de Kandidaat vervolgens aanstelt. De Partner verstrekt TQC op eerste verzoek de informatie die redelijkerwijs nodig is om vast te stellen of een geïntroduceerde Kandidaat binnen de beschermingstermijn is aangesteld.
Het einde van de Overeenkomst doet hier niets aan af. Bepalend is of de Introductie tijdens de looptijd is gedaan: een aanstelling binnen de beschermingstermijn maakt de volledige Fee verschuldigd, ook wanneer de Overeenkomst op dat moment is geëindigd of niet is verlengd. Voor Plaatsingen die vóór of na het einde tot stand komen, blijven ook nog niet vervallen (termijn)betalingen — waaronder een deel van de Fee dat na de proeftijd verschuldigd wordt — onverkort verschuldigd.
Meldplicht. De Partner meldt iedere aanstelling van een door TQC geïntroduceerde Kandidaat — in welke vorm of hoedanigheid dan ook — schriftelijk aan TQC binnen zeven dagen, ook wanneer de Overeenkomst inmiddels is geëindigd. Verzuimt de Partner dit, dan blijft de volledige Fee onverkort verschuldigd, te vermeerderen met de wettelijke handelsrente vanaf de datum van aanstelling, én is de Partner daarnaast een direct opeisbare boete verschuldigd van 50% van die Fee, met een minimum van € 10.000 per verzwegen aanstelling — onverminderd het recht van TQC op volledige schadevergoeding. Ontbreekt een salarisopgave, dan mag TQC de Fee berekenen op basis van een marktconform salaris voor de betreffende functie.
Gedurende de samenwerking en vierentwintig maanden daarna zal de Partner geen medewerkers van TQC, of door TQC bij de uitvoering ingeschakelde personen, benaderen voor indiensttreding of anderszins direct of indirect voor zich laten werken, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van TQC.
Bij overtreding is de Partner een vergoeding verschuldigd van 25% van het bruto jaarsalaris van de betrokken medewerker, onverminderd het recht van TQC op volledige schadevergoeding.
Partijen behandelen alle informatie die in het kader van de samenwerking wordt gedeeld — waaronder identiteiten van Kandidaten, searches, strategie, tarieven en voorwaarden — strikt vertrouwelijk en delen deze niet met derden zonder voorafgaande toestemming. Deze verplichting blijft ook na het einde van de samenwerking gelden.
Niet vertrouwelijk is informatie die publiek bekend is of wordt zonder schending van deze bepaling, die al rechtmatig bij de ontvangende partij bekend was, of die onafhankelijk is ontwikkeld. Openbaarmaking die wettelijk of door een bevoegde autoriteit wordt vereist, is toegestaan — waar mogelijk na voorafgaande kennisgeving aan de andere partij.
Bij schending van dit artikel is de schendende partij aan de andere partij een direct opeisbare boete verschuldigd van € 25.000 per overtreding, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.
Partijen verwerken persoonsgegevens van Kandidaten ieder als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met de AVG. TQC deelt kandidaatgegevens uitsluitend ten behoeve van de betreffende opdracht; de Partner gebruikt deze gegevens alleen voor de beoordeling van de Kandidaat en verwijdert ze wanneer de Kandidaat niet wordt aangesteld.
Waar TQC ten behoeve van de Partner gegevens verwerkt als verwerker, sluiten partijen aanvullend een verwerkersovereenkomst; het model daarvoor is op verzoek beschikbaar. Partijen informeren elkaar onverwijld over relevante datalekken.
Alle rechten van intellectueel eigendom op Club OS, de werkwijzen, methodes, rapportages, shortlists, assessments en overige materialen van TQC berusten bij TQC of haar licentiegevers. De Partner verkrijgt uitsluitend een beperkt gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de opdracht.
TQC is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het handelen of nalaten, het functioneren of het vertrek van een Kandidaat na aanstelling; de aanstellingsbeslissing ligt bij de Partner. De Partner vrijwaart TQC voor aanspraken van Kandidaten of derden die voortvloeien uit handelen of nalaten van de Partner, waaronder het selectie- en aanstellingsproces, de inhoud van de arbeidsovereenkomst of door de Partner verstrekte onjuiste of onvolledige informatie.
Iedere aansprakelijkheid van TQC is beperkt tot directe schade en tot maximaal het honorarium dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd. Aansprakelijkheid voor indirecte schade — waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en bedrijfsstagnatie — is uitgesloten. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van TQC. Iedere vordering vervalt twaalf maanden na het ontstaan daarvan.
Bij overmacht — waaronder storingen van platforms of netwerken, uitval van toeleveranciers en andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van partijen — worden verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag ieder van partijen de Overeenkomst beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.
TQC kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal één maand vóór inwerkingtreding schriftelijk aangekondigd. Voor overeenkomsten voor bepaalde tijd gelden gewijzigde voorwaarden vanaf de eerstvolgende verlengingsdatum, tenzij een wijziging uit wet- of regelgeving voortvloeit. De actuele versie is steeds beschikbaar via thequantumclub.com.
Op alle rechtsverhoudingen tussen TQC en de Partner is Nederlands recht van toepassing. Partijen spannen zich in geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Slagen zij daar niet binnen dertig dagen in, dan is de rechtbank Amsterdam exclusief bevoegd.
De Partner kan rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TQC overdragen; TQC mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een Groepsmaatschappij. De Overeenkomst en deze voorwaarden vormen samen de volledige afspraken tussen partijen over het onderwerp daarvan en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.
Is of wordt een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht en treden partijen in overleg over een vervangende bepaling die de strekking zo dicht mogelijk benadert. Bij verschillen tussen de Nederlandse tekst en een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.
Deze algemene voorwaarden (versie 1.2-NL) zijn vastgesteld in juli 2026. Ze worden op verzoek kosteloos toegezonden en zijn beschikbaar via thequantumclub.com.