Deze verwerkersovereenkomst geldt voor de verwerkingen die The Quantum Club B.V. ("TQC") als verwerker uitvoert ten behoeve van [Partner] ("Partner") als verwerkingsverantwoordelijke — met name via Club OS. Zij vormt een bijlage bij de Overeenkomst en de algemene voorwaarden van TQC. Voor de werving- en selectiedienstverlening zelf zijn partijen ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; daarop ziet deze overeenkomst niet.
Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit de AVG (Verordening (EU) 2016/679). "Overeenkomst" en "Club OS" hebben de betekenis uit de algemene voorwaarden van TQC.
TQC verwerkt de in Annex A gespecificeerde persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Partner, voor de duur van de Overeenkomst en zolang de verwerking voortduurt. Deze verwerkersovereenkomst eindigt zodra TQC geen persoonsgegevens meer voor de Partner verwerkt.
TQC verwerkt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Partner en niet voor eigen doeleinden, tenzij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling TQC tot verwerking verplicht; in dat geval informeert TQC de Partner vooraf, tenzij die wetgeving dit verbiedt. TQC informeert de Partner onverwijld wanneer een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG.
TQC treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de verwerking. De actuele maatregelen zijn opgenomen in Annex B. TQC mag maatregelen actualiseren, mits het beschermingsniveau niet verslechtert.
TQC waarborgt dat personen die onder haar gezag persoonsgegevens verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht zijn onderworpen, en beperkt de toegang tot wie deze voor de uitvoering nodig heeft.
De Partner verleent TQC algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De actuele subverwerkers staan in Annex C. TQC informeert de Partner vooraf over beoogde wijzigingen; de Partner kan binnen veertien dagen op redelijke gronden bezwaar maken. TQC legt subverwerkers verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst en blijft jegens de Partner volledig verantwoordelijk voor hun prestaties.
TQC verleent de Partner, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand bij: het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, bezwaar, overdraagbaarheid), gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's), voorafgaande raadpleging van de toezichthouder en de naleving van de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Verzoeken van betrokkenen die TQC rechtstreeks ontvangt, stuurt zij onverwijld door aan de Partner.
TQC informeert de Partner zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de informatie die de Partner nodig heeft voor een eventuele melding aan de toezichthouder en betrokkenen. De melding aan toezichthouder en betrokkenen is aan de Partner; TQC ondersteunt en documenteert de inbreuk, de gevolgen en de genomen maatregelen.
TQC verwerkt persoonsgegevens binnen de EER. Doorgifte naar landen buiten de EER vindt uitsluitend plaats met passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG (zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie), zoals per subverwerker aangegeven in Annex C.
TQC stelt op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen. De Partner mag maximaal éénmaal per twaalf maanden een audit (laten) uitvoeren, aangekondigd met een termijn van ten minste veertien dagen, tijdens kantooruren en zonder onnodige verstoring van de bedrijfsvoering. Ieder draagt de eigen kosten; blijkt van een materiële tekortkoming, dan draagt TQC de redelijke kosten van de audit.
Na het einde van de dienstverlening zal TQC, naar keuze van de Partner, alle persoonsgegevens binnen dertig dagen verwijderen of retourneren en bestaande kopieën wissen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Op verzoek bevestigt TQC de verwijdering schriftelijk.
Op deze verwerkersovereenkomst zijn de algemene voorwaarden van TQC van toepassing, waaronder de beperking van aansprakelijkheid (artikel 17 AV). Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens prevaleert deze verwerkersovereenkomst. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen volgen de regeling van de algemene voorwaarden.
| Onderdeel | Specificatie |
|---|---|
| Aard & doel | Het hosten, structureren en toegankelijk maken van door de Partner in Club OS ingevoerde gegevens; pipeline-inzage; rapportages; ondersteunende automatiseringen. |
| Categorieën betrokkenen | Kandidaten; contactpersonen en medewerkers van de Partner; [aanvullen indien van toepassing] |
| Soorten persoonsgegevens | NAW- en contactgegevens, cv- en loopbaangegevens, functie- en salarisgegevens, gespreks- en beoordelingsnotities, gebruiksgegevens Club OS. Géén bijzondere categorieën, tenzij de Partner deze zelf invoert. |
| Bewaartermijn | Voor de duur van de Overeenkomst; daarna verwijdering conform artikel 11. |
| Subverwerker | Dienst | Locatie / waarborg |
|---|---|---|
| [hostingprovider] | Cloud-hosting Club OS | EER |
| [e-mail/communicatie] | E-mail en notificaties | EER of SCC's |
| [AI-dienstverlener] | Ondersteunende AI-verwerking | EER of SCC's |